מאמר: על הדחיינות
מגזין יוני 2010  >>  מאמר: על הדחיינות

מאמר: על הדחיינות


על הדחיינות
לפי הפתגם הספרדי הידוע: "מחר הוא היום העמוס ביותר בשבוע"

מאת: ענת ארדיטי-פוגל, פסיכולוגית ויועצת ארגונית M.Sc 
agv_au@yahoo.com
בתוספת שאלון לבדיקה עצמית!

מה זו דחיינות? אנחנו יודעים. כי לרובנו יש ב to do list שלנו משהו שכבר ימים, שבועות, חודשים, אנחנו יודעים שצריך לעשות, שכדאי לעשות, שהכי חכם לעשות – ולא עושים. אבל רק בינתיים. מחר, כבר עושים. אולי. אז זהו. זו דחיינות. 
דחיינות היא הרגל רע של הרבה אנשים. רק אם אתה מאוד מאוד רוצה לשנות את ההרגל הזה, תצליח. אם אתה קצת רוצה, כי זה "קצת מפריע, ולא ממש ממש קריטי" אז כנראה שרמת השינוי בהכחדת ההרגל תהיה די נמוכה.
כמה מאיתנו לא דוחים. עושים את מה שהם הכי לא אוהבים, מיד "על הבוקר", והלאה, בתחושת הקלה והישג ממשיכים בדילוג עולץ  למשימות הבאות.
האם דחיינות זה תמיד דבר רע? לא. כאשר קשה מאוד לצפות את התוצאות (כגון מלחמה) יש מקום להשהות פעולה.
האם הבעיה מולדת או נלמדת? – ישנם חוקרים שמצביעים על הגורמים הנלמדים במשפחה שיוצרים דחיינות. חיקוי של דפוסי עבודה של הורים או כמרד נגד הורים שמציבים דרישות יתר. חוקרים אחרים מצביעים על הגורם המולד שירשנו מהורינו, תכונת החרדה, כגורם המשפיע על דחיינות. כמו כן קיים הבסיסי הפיזיולוגי לבעיה (ראה פרוט בהמשך).

רק מעטים דוחים משימות קלילות וכיפיות. יש בינינו כאלו שדוחים רק משימות מסוימות: למשל, רק כאלו שכרוחות בקונפליקט עם מישהו אחר, או שדוחים משימות שכרוכות בשימוש בידע או מיומנות שאין להם, או כאלו שרק מפחיד אפילו לחשוב עליהן (מי אמר שקיבל זימון לבדיקות תקופתיות ועדיין לא ניגש למרפאה?).

מכאן אני אמשיך, אבל זו בעצם תמצית המאמר.
 
1. תודה שאתה סוג של דחיין (מיד השאלון בכדי לדעת "כמה")
2. תבין מה הסיבה וטפל בה (הנה בא הפירוט)
3. הסתער על הביצוע דבר ראשון בבוקר, של מחר. (כאן אתה on your own babe)
פשוט, לא?לא! טוב, אז נמשיך.
עד  כמה אני דחיינית? אולי לא כדאי לי להמשיך בקריאת המאמר  ובעצם קריאתו לדחות ביצוע משימה אחרת? לפניך שאלון שיעזור לך להעריך באיזו מידה אתה נוטה לדחיינות:

 

בחן את עצמך שאלון דחיינות                                           


הקף בעיגול את המספר שמתאים ביותר להתנהגותך. השאלון הוא בשבילך, אז כנות תשתלם כאן.

אני נוטה לנקות ולסדר את שולחן העבודה שלי לפני תחילת משימה קשה

12345

אני לא מרגישה בצורך לסדר את שולחן העבודה שלי לפני תחילת משימה קשה

לעיתים  קרובות אני מסופק האם אוכל לסיים משימה למרות שהיא מתבצעת כהלכה.

12345

אני לא נוטה להטיל ספק בכך שאסיים משימה היטב.

אני נוטה לדחות יישום תוכניות שהסכמתי עליהן.

12345

לעיתים רחוקות אני דוחה יישום תוכניות שהסכמתי עליהן.

אני נהנית לקשקש ולדבר עם אנשים בעבודה, אפילו אם אין לכך מטרה ממשית.

12345

כל מה שאני עושה בעבודה מכוון לסיום ביצוע משימות. רק לעיתים רחוקות אני מקשקשת ומדברת עם אנשים בעבודה.

אני צריך להתאמץ במיוחד להתחיל בעבודה.

12345

קל לי להתחיל מיד בעבודה.

אני יודעת שנמנעתי מעבודות לא נעימות וקשות שהטרידו אותי בעבודה.

12345

אני לא דוחה משימות לא נעימות, קשות ומטרידות בעבודה.

בדרך כלל אני מבצע את המשימות הפחות חשובות לפני שאני מבצע את המשימות היותר חשובות.

12345

אני תמיד מבצע את המשימות היותר חשובות ראשונות, אלא אם יש סיבה טובה שלא.

פחד מביצוע טעות גורם לי לעיתים קרובות לדחות עבודה.

12345

אני לא דוחה עבודות בגלל פחד מביצוע טעויות.

אם פספסתי deadline זה בדרך כלל בגלל דחיות בביצוע העבודה.

12345

אני לא נוטה לפספס deadlines בגלל דחיות בביצוע העבודה.

אני אוהבת להשאיר עבודות קשות עד סוף היום, או מאוחר ככל האפשר.

12345

אני עושה עבודות חשובות ראשונות או בזמן בו אני במיטבי.

 
אנא חבר/י את המספרים שציינת.
ציונים ופרושים
10-14 הגורם מבוקר בצורה טובה
15-24 גורם דחיינות נמוך
25-35 נסה/' להפחית נטיה זו
36-45 נטיה חזקה לדחיינות
45-50 גורם דחיינות גבוה

כעת, עם סיום השלב הראשון, לאילו מאיתנו שצברו 30 נקודות ומעלה, כדאי לשקול בחיוב להמשיך לקרוא מאמר זה, ולעבור לשלבים השני והשלישי בו נסקור מספר סיבות הגורמות לנו לדחות ביצוע משימות ואז יועלו מספר אפשרויות לפתרון הבעיה.

אז למה אנחנו דוחים? 20 סיבות הגורמות לדחיית ביצוע משימות

חרדה ממשימה מסובכת
 פרק משימות גדולות ומורכבות לחלקים קטנים יותר. השלם ביצוע תת- משימה אחת, לא משנה כמה קטנה היא. הקצה 20 דקות לביצוע חלק מהמשימה. הבטח לעצמך תגמול על עצם זה שעברו 20 דקות (הפסקת קפה, צפייה בסדרת טלויזיה אהובה, יציאה עם חברים).  לא על הישג כלשהו. עם הזמן תייצר התניה בין ביצוע לתגמול חיובי. והכי חשוב, 20 הדקות האלו יתארכו מפעם לפעם.

2 פחד מחוסר מושלמות/פחד מהצלחה או כשלון 
דחיינים הם לעתים אנשים בעלי מודעות עצמית גבוהה מהממוצע, המבוססת על שאיפות לשלמות והישגיות יותר מאשר על הערכה מציאותית של חובותיהם וכישוריהם. פרפקציוניזם מוגזם עלול להפוך את המשימה לבלתי אפשרית. שאיפה לשלמות נובעת לא פעם מחרדה מפני הערכה שלילית של הזולת. קבל את הרעיון כי שלמות היא ברת השגה רק לעיתים רחוקות, ולמעשה לא תמיד נחוצה בכלל. אתה אדם ולא רובוט. השתמש בכלל 80/20 בכל פעם שהדבר מתאים.

3 חוסר החלטיות 
קבע את קריטריון קבלת ההחלטה שלך (המחיר, הבריאות, ההוגנות כלפי אחרים), ואז קבע deadline לקבלת ההחלטה. מומלץ גם לספר לחבר על תאריך ההחלטה (עד יום שלישי אני מחליט אם להחליף את המחשב או לא).

4 בלבול בין סדרי עדיפויות 
כאן כדאי לערוך הבחנה בין must to have ו- nice to have. מה המחויבויות שלי לעומת האפשרויות שלי. למה אני באמת אחראית? כאן יש מקום לתעדף את המשימות. אם הלקוחות הפנים  ארגוניים שלי תלויים דו"ח/מצגת/החלטה שלי אז זה must to have. ואין טעם לדחות. אז להוריד דוקא עכשו יישום משחקי לאייפד?

5 שעמום ממטלות מסוימות
השתדל לבצע משימות פשוטות החוזרות על עצמן בצורה אוטומטית או מרוכזת (אפשר לקבוע בפעם אחת מספר פגישות עוקבות לרופא שיניים/ספר/מוסך/מדריך כושר, אפשר להשתמש בפונקציות outlook השונות וכיו"ב).

6 חוזר ריכוז
המביא לחוסר ביצוע. כדאי לצמצם הסחות. לשקול לדוגמה לבטל את ה pop up של המיילים ולבדוק אימייל בבוקר, צהריים ושעה לפני שעוזבים. לכבות טלפון בזמן ביצוע משימה הדורשת ריכוז ולמשוך הודעות מהמשיבון בסיומה. כאשר אנו פחות מוסחים ישנה אפשרות להתארגן מנטלית למשימה ולהתמיד בה עד הסיום – תוך דחיית החשק לקחת הפסקות.

7 עצלנות-קום בחור עצל
נסה לחשוב על תוצאות הדחיינות (החמצת הזדמנויות, תסכול, מתח, ביצוע חפוז  בסטנדרטים לא גבוהים, ירידה בדימוי עצמי, בזבוז זמן, עוד קונפליקטים, עוד עלויות, עוד הסתבכות של הבעיה). תתחיל לעבוד. השלם מספר משימות קטנות כדי לקבל תחושת השגיות – ותגמל את עצמך. ועכשו, פשוט מאוד, כמו שורה נפוצה בהרבה שירי ראפ: "פשוט תזיז ת'...". פעילות גופנית ותנועה ייצרו אנרגיה.

8 כי אין אנרגיות 
שינה, אכילה ופעילות גופנית סדירה שומרים על רמת  אנרגיה שמאפשרת להסתער על משימות.


9 קושי להתחיל משימות בבוקר או אחרי ארוחת צהריים 
לפני שעוזבים את העבודה ביום הקודם, או לפני הפסקת הצהריים, כדאי להכין רשימה של המטלות עליך לבצע, כך שעם החזרה למשרד תוכל להתחיל בעשייה ממוקדת. ואפשר גם להימנע מארוחות כבדות.

10 הערכת חסר של הזמן הנדרש לביצוע 
להקשיב לחוקי מרפי: כל משימה לוקחת לפחות 30% יותר זמן ממה שחשבת. ולקחת את זה בחשבון. להיות קשוב לשעון. אם הנסיעה הביתה לוקחת 30 דק אז לא כדאי לצאת מהמשרד  10 דק לפני שצריך לאסוף את הבת שלך לכדורסל. למה? כי it takes what it takes. כי הריון לוקח בערך 9 חודשים, כי ביצה קשה צריך לבשל לפחות 7 דקות וכי עד למחצית יש 45 דקות.

11 הערכת יתר של הזמן לסיום המשימה (אפקט הסטודנט "לומדים ברגע האחרון")
 כדאי פשוט להתחיל בתכנון ריאלי של המשימה (מציאת הנתונים, עריכת הנתונים, עיבוד הנתונים, הכנת הפרזנטציה) בתרשים גאנט בסיסי ביותר שמתחיל מזמן סיום הפרויקט (אם לדוגמה הפרזנטציה נקבעה לעוד 3 שב, מתאריך זה ללכת "ברוורס" ולקבוע  את תתי משימות עד מועד תחילת תת המשימה הראשונה).

12 האמונה כי אני צריכה להיות "במצב רוח המתאים" כדי להתחיל 
הרבה אנשים דווקא מדווחים שהם התחילו הרבה לפני מועד ה deadline , ביצעו בנחת וסיימו את המשימה בסטנדרט גבוה – וזה השפיע מאוד לחיוב על מצב הרוח שלהם...

13 מתח

דחיינות משמשת בצורה פרדוקסלית כמנגנון הגנה כאשר אנו לחוצים מרב עשייה. מה לעשות? יותר כיף! לעגן ביומן זמן קבוע לכיף: בילוי עם משפחה, חוגים, פעילות ספורט, תחביבים. בצורה זו לא צריך את הדחיינות כדי "לנוח" ועיסוק בדברים כייפים מוריד מתחים.

14 הצפת יתר 
לפעמים אנחנו כל כך מוצפים במשימות, שבצורה אירונית אנו דוחים את תחילת העבודה בזמן שהכי לא מתאים. תחשוב על זה באופן שבו המוח מסרב לשתף פעולה עם לו"ז לא הגיוני. ניתן לצמצם פעולות רק להכרחיות ביותר (צמצום צפייה בטלויזיה, לא אימון גופני), להאציל לאחרים (לאו דוקא כפיפים) ולהיכנס למו"מ על היקף ומועדי העבודה. מחקרים מראים שאנחנו פרודוקטיבים 40-45 ש' בשבוע. בעיקר עובדי ידע. שאר הזמן? אנחנו מתישים את עצמנו ומורידים את המוטיבציה. חושב שזה נכון אבל לא בטוח? תבדוק. תחשב כמה שעות עשית באמת עבודה פרודוקטיבית, ותחלק לסך השעות שהיית במשרד. קרוב לודאי שתגיע לשיעור פרודוקטיביות של 25%. כן, רק רבע מהשעות. עכשו, תצמצם את מספר השעות במשרד. ותראה ש% הפרודוקטיביות יעלה. בהצלחה.

15 מוטיבציה נמוכה 
לכולם יש תקופות יותר ופחות טובות. אם המוטיבציה נמוכה לאורך זמן, ואחרי שניסית שיטות שונות להעלות אותה, ללא הצלחה יתרה, זו הזדמנות, להקדיש זמן, להקשיב לעצמך ולנסות ולבדוק כיווני קריירה חדשים שילהיבו אותך.

16 חוסר משמעת  
משמעת נחוצה בעיקר כאשר אין מוטיבציה. אנשים מאוד מצליחים הם אנשים בעלי משמעת עצמית גבוהה, זאת אומרת שהם עושים, ללא דיחוי,  מה שהם פחות אוהבים כי הם יודעים שזה יניב להם את התוצאות הרצויות להם. איך לפתח משמעת עצמית? זה כבר נושא למאמר אחר.

17 היעדר מיומנות לביצוע המשימה
אם המיומנות קריטית, תרכוש אותה. או המיומנות אינה חשובה מספיק – תאציל למישהו אחר/תקנה את השרות הזה.

18 מרד 
לפעמים אנחנו דוחים כי זו הדרך שלנו למרוד כנגד דרישות קשות מידי או לא הוגנות לדעתנו. אנחנו מרגישים לפעמים שבזה שנענה לבקשה לביצוע מיד, בעצם ניתן למישהו האחר  (אישה/בעל/בוס) להשתלט עלינו. כדאי לברר את היחסים האלו בינך לבין עצמך ולבין דמויות אלו בחייך, ולהתמודד.

19 הימנעות מקונפליקט
כאשר עצם ביצוע המשימה כרוך בקונפליקט עם אדם או רשות מסוימת, הפחד מהקונפליקט גורם לי לדחות את ביצוע המשימה. במידת האפשר כדאי לאמץ אסטרטגיה win-win לפתרון הקונפליקט ולא להגיע למצב עם הנחות הייסוד שאם אני אפסיד הצד השני ירוויח ולהיפך (אם אשכנע את הבוס לקבל עוד משאבים למשימה הוא ירוויח תועלת שעולה על ההשקעה במשאבים הנוספים).

20 פיזיולוגי
במוח ישנו אזור המסנן גירויים חיצונים ובכך מאפשר התרכזות במשימה. האזור אחראי על חלוקת קשב, שליטה בדחפים ותכנון. כאשר ישנה פגיעה ברמת התפקוד של אזור מוחי זה עלולה להיווצר הגברה של בעיית הדחיינות. דחיינות כרונית הנובעת מקשיי קשב וריכוז ניתנת לטיפול באמצעות תרופות (ריטאלין לדוגמה, כן, גם למבוגרים) או טיפול פסיכולוגי.

אז מה עושים עכשיו? 6 עצות ליישום מיידי

אז מה לעשות עכשו אם אתה באמת מאוד רוצה לצמצם את בעיית הדחיינות שלך:
1. לכתוב את המטלה הכי חשובה (=תורמת למטרות שלך) שדחית.
2. לזהות את הסיבה לדחיה.
3. לטפל בסיבה.
4. להקצות לכל משימה רק 20 דקות מחר בבוקר.
5. לבצע.
6. לתגמל את עצמך.

בהצלחה, ענת.


  משרות | כניסת לקוחות | מפת האתר | פורום | צור קשר  
משרדי החברה: רח' נירים 3, תל אביב 67090 972-3-6881808+       בניית אתרים CDTech