ניהול זמן אפקטיבי
מגזין ספטמבר 2010  >>  ניהול זמן אפקטיבי

ניהול זמן אפקטיבי


עצות מנצחות לניהול זמן אפקטיבי


מאת: ד"ר ענת לוי-רז (Ph.D), פסיכולוגית עסקית araz@barak.net.il

מרצה בתוכנית ה- MBA בבית הספר למנהל עסקים, המסלול האקדמי של המכללה למנהל
לפרטים נוספים על ד"ר לוי רז >


  לשדר לאחרים שאתה מנהל את הזמן שלך, כך יעריכו את זמנך ולא יבזבזו לך זמן מיותר.


 
בסוף כל יום – סגירת משימות ותכנון הפעילות למחר (או תכנון כל יום בבוקר).


 
תכנון משימות ב- Task-ים, כולל הקצאת זמן לכל משימה ותאריך התחלה.


 
ביום חמישי – סגירת השבוע ותכנון משימות לשבוע הבא.


 
בכל פגישה להגדיר במדויק מהן הפעילויות לביצוע שסוכמו עליהן בפגישה וכן אחראים לביצוע.


 לא לקפוץ ממשימה למשימה, עקומת הלימוד בכניסה למשימה חדשה מוציאה מהריכוז וגוזלת זמן.


 
להתאים פעילויות לפי נחיצותן, דוגמא: לתאם פגישות בשעות הפעילות ולקרוא חומר שיווקי בערב.


 
עבודה על ריכוז משימות בבלוקים של משימות בעלי אותו אופי או מכנה משותף-

      חוסכת זמן ומייעלת את העבודה.


 הגדרת יעדים אישיים ומשימות לכל יום עבודה.


10
לדעת לומר "לא"לגנבי זמן, או להציע זמן חלופי מתאים יותר.


11
לשלוח חומר לפני כל פגישה, מצע לפגישה של האדם הדומיננטי בפגישה או יוזם הפגישה.


12
להתחיל פגישות בזמן, ולסיימן בזמן, גם אם לא סיימו לגמרי לשוחח על כל הנושאים. 

      כל עיכוב ולו הקטן, משפיע על ניהול כל היום.


13
לא לקיים ישיבות כאשר אין הכרח, אם ניתן לסגור דברים בשיחה או טלפון – כדאי.


14
לקיים ישיבות רק עם מי שחיוני בפגישה ולא להזמין משתתפים נוספים 

      שאינם נחוצים לקידום הנושא, רק בכדי שלא יעלבו.


15 לא לקבוע ישיבות בשעה עגולה, אם קובעים ישיבה ב- 11:50 זה משדר שהכל

      מדוד ברמת הדקה ופסיכולוגית ישפיע על המוזמנים לפגישה להגיע בזמן היעוד.


16
מומלץ לפתוח דיונים בהחלטה חשובה שלרוב תוביל לסיכום –Start with the end in your mind


17
לפני כל פגישה להגדיר במדויק את מטרותיה.


18
לזהות ולסנן גנבי זמן.


19
לחשוב לפני תגובה.


20
משמעת עצמית בניהול הדחוף מול החשוב. להתחיל את היום במשימות החשובות
 
      ביותר ולוודא בצהריים שהן בוצעו.


21
אם יש אוסף משימות קטנות אשר מעיקות עלינו להתחלת משימות כבדות
 
      משקל, לטפל בהן בבלוק – פרק זמן מרוכז וברצף אם כ"א אורכת עד 2 דקות.


22
הגדרת סדרי עדיפות לטיפול במשימות.


23
הגדרת פעילויות "קדושות" למשימות שחייבים לבצע (גם אישיות).


24
דע את עצמך-זיהוי זמני פריון ורפיון (מתי אני פרודוקטיבי ומתי לא ובהתאם לכך להגדיר משימות).


25
כאשר יש פגישות מחוץ למשרד, להגדיר זמן נסיעה כפגישה וע"י כך להימנע

      מאיחור לפגישות בגין חוסר שימת לב לנושא.


26
להעביר מיילים שמכילים חומר לקריאה (שיווק וכיו"ב) לשעות הערב, כאשר הפריון שלך פחות גבוה.


27
Junk Mail– בצע מעת לעת רענון – ומחק מיילים שמגיעים אליך ואין לך צורך בהם.


28 השתדל לצמצם קבלת מיילים פרטיים לדואר בעבודה, דאג לקבלם למייל הפרטי בבית.

מיקוד בדברים החשובים באמת, ריכוז ומוכוונות לתוצאות-
מפתחות להצלחה בניהול זמן יעיל
.


חזור לאסופת מאמרים נבחרים >

  משרות | כניסת לקוחות | מפת האתר | פורום | צור קשר  
משרדי החברה: רח' נירים 3, תל אביב 67090 972-3-6881808+       בניית אתרים CDTech